Kıdemli Proje Uzmanı Gaye ERKAN ile Proje Geliştirme ve Proje Yönetim Döngüsü Yaklaşımı Webinarı 12 Ağustos 2020 tarihinde 92 kişinin katılımıyla Zoom-Webinar Programı ile online olarak gerçekleştirilmiştir.
Kıdemli Proje Uzmanı Gaye ERKAN anlatım ve sunumunda özetle aşağıdaki konulara yer verilmiştir.
Bu webinarda kişi veya kurumların bir proje fikrini nasıl geliştirebilecekleri ve proje geliştirme ve uygulamada proje yönetim döngüsü yaklaşımı ele alınmıştır.
•Sorun veya ihtiyaçtan kaynaklı
•Projeler üretmek üzere
•Fon kuruluşlarına başvuru yapabilmek için
•Proje Yönetim Döngüsü ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Uygulamalarıyla
•Bir proje fikrinin proje teklifi haline getirilmesi için adımlar nelerdir?
Hibe, önceden belirlenmiş bir amacın gerçekleştirilmesi için uygulanacak bir faaliyeti desteklemek amacıyla kişi veya kuruluşlara geri ödeme beklemeksizin yapılan ayni ya da mali katkıdır. Hibe destekleri, kredi olarak da nitelendirilemez. Ancak verilen hibe miktarının geri ödemesiz olması, karşılıksız olduğu anlamına gelmez. Hibe başvurusu, hibenin kullanılacağı proje faaliyetlerine dair bir taahhüt niteliği taşır.
Proje ise; belirli bir süre içerisinde, belirli bir bütçe ile net olarak tanımlanan hedeflere ulaşmaya yönelik olarak planlanan faaliyetler bütünüdür.
Proje Türleri:
•Kurumsal kapasite geliştirme projeleri
•Ortaklık ve iş birliğinin geliştirilmesi üzerine projeler
•Çevre, ulaştırma, sanayi alanlarında rekabet edebilirliği arttırmayı hedefleyen projeler (verimlilik, otomasyon, teknoloji geliştirme gibi)
•İnovasyon ve AR-GE odaklı projeler
•İstihdam ve istihdam edilebilirlii arrtırmayı, eğitim seviyelerini geliştirmeyi, sosyal entegrasyonu sağlamayı hedefleyen projeler,
•Kırsal kalkınmada gelişmeyi hedefleyen projeler
Fonlar:
•Ulusal Fonlar (Özel Kurumlar, Devlet Kurumları (Bakanlıklar, Kalkınma Ajansları)
•Uluslarrası Fonlar (AB, BM, Japon Kalkınma Yardımı, İngiliz Fonları (DFID, Elçilik), Diğer Elçilikler
Mali Yardımlar ve Hibe Sistemi:
Mali Yardımların Kapsamı:
Mal alımı (Özel Sektör Ağırlıklı)
Hizmet alımı (Özel Sektör Ağırlıklı)
İnşaat işleri (Özel Sektör Ağırlıklı)
Hibe (Sivil Toplum Ağırlıklı)
AR-GE (Özel Sivil Toplum Ağırlıklı)
Mali Yardımlarda Hedef urumlar/Gruplar
STK (Dernekler, Vakıflar, Sanayici ve İş adamları Dernekleri, Meslek Odaları, Sanayi ve Ticaret Odaları vd.)
Özel Sektör (Şirketler)
Diğer (Okullar, Üniversiteler, Belediyeler ve Birlikleri, Kamu Kurumları)
Proje çalışması bu fon kuruluşlarının teklif çağrılarını takip etme ile başlar.
Her fon kuruluşunun kendine ait bir başvuru rehberi, başvuru dokümanları ve süreci vardır. Fakat bunların çok büyük bölümü Proje Yönetim Döngüsü (PCM) mantığıyla hareket eder ve benzer formatlarda başvuru bekler. Genellikle 4 sayfalık bir proje ön teklifi hazırlanır ve iletilir. Süreç sonunda uygunluğu net, program hedefleriyle örtüşen, uygulama detaylarını gerçekçi şekilde içeren projeler fonlanmaya hak kazanır.
Avrupa Birliği Projelerinin 3 Aşaması:
•Proje Hazırlama
•Finansman Temini (Hibe Başvurusunda Bulunma)
•Faaliyetleri Uygulama
Avrupa Birliği Projelerinin Aşamaları
Avrupa Birliği hibe programlarından yararlanmak ve başvurulan projeleri uygulayabilmek için 3 temel aşamanın sağlanması gerekmektedir.
1. aşama, projenin hazırlık aşamasıdır. Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı bu aşamada ilk yapılması gereken projenin ortaya çıkmasını sağlayan sorunların/ihtiyaçların net bir şekilde belirlenmesidir. Daha sonrasında tanımlanan sorunların çözümü için öngörülen faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin bütçenin planlanması gerekmektedir. Projenin özgün olması ve içerik kalitesi diğer başvurularla rekabet ederken en önemli kıstaslar arasındadır.
2. aşama, projenin finansmanını temin etmek için hibe kuruluşlarına başvuruda bulunmaktır. Bunun için aşağıda daha detaylı bilgisi verilecek farklı programlar mevcuttur. Bu programlara tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar proje başvurusunda bulunabilir. Başarılı bir başvuru için dikkat edilmesi gereken en önemli husus yayınlanan rehber dokümanların çok iyi okunması ve proje başvuru dosyasının bu dokümanlara uygun hazırlanmasıdır.
3. aşama, elde edilen finansman ile planlanan faaliyetleri yürütmek; bir diğer ifadeyle, program kurallarına göre projenizi uygulamaktır. Hibe sağlayıcı kuruluş, verdiği mali destek karşılığında hibeye hak kazanan proje yararlanıcısının proje teklifinde taahhüt ettiği tüm çıktıları gerçekleştirip gerçekleştirmediğini sürekli izler ve nihai ödemeyi bu bağlamda gerçekleştirir.
PCM nedir?
PCM kısaltması İngilizce “Project Cycle Management” kelimelerinin baş harflerinden oluşmaktadır. Project Cycle Management kavramı Türkçede “Proje Döngü Yönetimi” anlamına gelmektedir.
Belirlenen bir vizyon etrafında toplanmış bir (birçok) STK'nın (üyelerinin), misyonlarından (görev tanımlarından) yola çıkarak oluşturdukları strateji çerçevesinde, toplumda (bölgelerinde/çevrelerinde) gördükleri bir sorunu çözme amacına ulaşabilmek için, çalışmalarını belirli zaman, faaliyetler ve kaynaklar temelinde tasarlayıp yürütmeleri, “proje” olarak adlandırılmaktadır.
PCM, proje tasarımının kalitesini iyileştirmek ve etkinliğini artırmakiçin kullanılan bir araçtır.
Projenin oluşturulma süreci kadar sürdürülme ve bitirilme süreci de çok önemli ve eksiksiz planlanması gereken aşamalardır. PCM, tüm bu süreçleri kavramsallaştırmaya çalışmaktadır.
Neden PCM?
-Mevcut durumun yetersiz analizi
-Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması
-Stratejik çerçevenin belirsizliği
-Risklerin yeterince dikkate alınmaması
-Kısa vadeli bakış açısı
-Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması
-Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama
-Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları
-Yetersiz proje dokümanları
PCM aşamaları
1. Proje fikrinin belirlenmesi
2. Projenin tasarlanması (Durum analizi ve planlama)
3. Projeye kaynak bulunması
4. Projenin uygulanması ve izlenmesi
5. Projenin değerlendirilmesi
6. Öğrenme ve bilgi üretimi
PCM'in amacı
Proje döngüsü yönetimi, proje tasarım kalitesini iyileştirmek, uygulama etkinliğini artırmak, sağlanacak faydayı garantilemek ve sürekliliğini gözetmek için kullanılan bir yöntemdir.
PCM'in yararları
1. Projenin tasarlanmasında ve hazırlanmasındaki yetersizlikleri azaltmayı amaçlar.
2. Projenin, hedef grupların ihtiyaçlarıyla ilgili olmasını sağlar.
3. Projenin sağlayacağı etkinin sürekli olmasını sağlar.
4. Tüm paydaşların tasarlama ve uygulama aşamasına katılımını öngörür.
5. Risklerin ve başarı kriterlerinin dikkate alınmasını sağlar.
PCM'in prensipleri
1. Durum tespiti, sorun analiz ve çözüm üretme aşamasının tasarıma dahil edilmesi;
2. Hedef grupların gerçek problemlerini yansıtması;
3. Talebe yönelik çözüm üretimi;
4. Proje amacının faydalarının belirgin, uygulanabilir ve gerçekçi olması;
5. Faydanın kadın ve erkekler arasında dengeli dağılımı;
6. Yaratılan faydanın sürekliliğe odaklanmış olması;
7. Tüm paydaşların katılımının sağlanması;
8. Sonuçların ve faaliyetlerin amaca uygunluğu;
9. Amaç ve sonuçlarla ilgili izleme ve değerlendirme kriterlerinin net olması, doğrulanabilir etki yaratması, sonucun kontrol edilebilmesi;
10. Faaliyetlerin uygulanmasının önündeki kısıtların ve risklerin öngörülmesi;
11. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli kaynakların öngörülmesi;
12. Standart ve kaliteli anahtar proje dokümanlarının ve raporların üretilmesi (izleme, değerlendirme, finansal raporlar vb..);
13. Mantıksal çerçeve yaklaşımının uygulanması PCM'in ana prensipleri olarak sayılabilir.
PCM eğitimi
PCM eğitimi sizlere yaratıcı kalkınma proje fikirlerinizi gerçekleştirebilmeniz için bir yöntem önerisi sunar. Eğitim, fikirleri somut faaliyetlere dönüştürmek için mantıksal çerçeve yaklaşımı yardımıyla kendi fikirlerinizi projelendirmenize katkı sağlayacaktır.
PCM yönetim ilkeleri
1. Proje döngüsünün her aşaması yapılandırılmış ve bilgiye dayalı bir karar oluşturma sürecine dayalı olmak,
2. Paydaşların karar verme mekanizmasına katılımını gözeten bir yönelimde olmak (hedef grup yönelimli),
3. Proje tasarımı ve yönetiminde tutarlı ve analitik bir yaklaşım içermek,
4. Yararların sürekli kılınmasını sağlayacak mekanizmalara sahip olmak,
5. Entegre bir yaklaşıma ve dokümanların standartlaştırılmasına dayanmak.
Bu ilkelerin gerçekleşmesi için proje planlaması ve yönetiminde kullanılan yöntem ise Mantıksal Çerçeve Yaklaşımıdır.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
Proje planlayanlar ve uygulayanlar için Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı analiz sonuçlarına göre proje hedeflerinin sistematik bir şekilde ve belirli bir mantık dahilinde ortaya konulduğu planlama ve uygulama aracıdır.
Gündelik hayatta ise, basit bir akıl yürütme süreci Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı olarak sistematikleştirilmiştir. Bu sistematik ile birlikte neden-sonuç ilişkisi kurarak adım adım projenizi geliştirmenizi sağlarsınız. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı tablo halinde projenizi açıklamanıza yardımcı olan ve projenizin başarıya ulaşıp ulaşamayacağını olup değerlendirebileceğiniz bir yöntemdir.
Proje Yönetim Döngüsünün temeli Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına (MÇY) dayanır. Projenizin hazırlık, uygulama ve değerlendirme süreçleri MÇY ile planlanır.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı aşağıdaki şekilde kullanılır;
-Mevcut durumun ve paydaşların analizinde,
-Mevcut durum ve paydaş analizine göre hedeflerin ortaya konularak proje kapsamının belirlenmesinde,
-Proje kontrolü dışında kalan dış faktörlerin tanımlanmasında,
-Projenin başarısının nasıl değerlendirildiğinin belirlenmesinde,
-Tüm bunların standart bir formatta kullanıcılarına sunulmasında.
Proje tasarlama sürecinde mantıksal çerçeve yaklaşımı, birbirini takip eden iki temel aşamadan oluşur
Analiz Evresi:
Sorun analizi: Sorunların neden sonuç ilişkisinin kurulması
Paydaş Analizi: Önemli proje taraflarının, hedef grup ve projeden faydalanacakların belirlenmesi ve tanımlanması; proje açısından potansiyel sorunlar ve potansiyel kaynaklar.
Hedef Analizi: Tanımlanan sorunlardan hedeflerin oluşturulması ve araç-amaç ilişkilerinin kurulması.
Strateji Analizi: Hedefleri gerçekleştirecek farklı stratejlerin tanımlanması, en uygun stratejlerin seçilmesi ve proje kapsamının belirlenmesi (genel amaç ve proje amacı).
Planlama Evresi;
Mantıksal Çerçeve Matrisi: Proje kapsamının tanımlanması, hedeflerin belirlenmesi, hedefler arasında mantıksal bağlantı kurulması, hedeflerin ölçülebilir şekilde formüle edilmesi, kaynakların ve maliyetlerin genel olarak tanımlanması.
Faaliyet Planı: Faaliyetlerin sıralarının ve birbirlerine bağımlılığının belirlenmesi; sürelerinin tahmin edilmesi ve sorumlulukların dağıtılması.
Bütçe: Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması.
Tüm bu aşamalardan sonra ulaştığınız sonuçları tek bir tablo halinde Mantıksal Çerçeve tablosunda göstererek, bir nevi projenizi özetlemiş olursunuz.
Hibe Rehberi:
- Hibe programının neden açıldığı, programın konusuyla ilgili mevcut durum ve hangi sorunlara çözüm bulunması beklendiği
- Duyurusu yapılan programın ve öncelik alanlarının hedefleri ve amaçları
- Program kapsamında sağlanacak mali yardım miktarı ve oranlarının alt ve üst limitleri
- Hibe programına hangi kurumların başvurabileceği ve ortak olabileceği
- Hibe verilecek projelerin uygulama süresi
- Desteklenecek proje türleri ve faaliyetler
- Desteklenmeyecek faaliyetler
- Projelerin hangi bölgeler ve illerde uygulanabileceği
-Uygulanacak projelerde hangi maliyetlerin uygun olduğu
-Başvurunun nasıl ve nereye yapılacağı, hangi dokümanların sunulması gerektiği
-Başvuruların nasıl değerlendirileceği
Hibe Başvurusu Nasıl Yapılır?
Hibe programlarına başvuru şekli teklif çağrısının “kısıtlı teklif çağrısı” veya “açık teklif çağrısı” olarak tanımlanmasına bağlıdır. Hibe rehberi, teklif çağrısı prosedürünü kapak sayfasında “kısıtlı teklif çağrısı” veya “açık teklif çağrısı” olarak belirtir. Kısıtlı teklif çağrısı, teklifleri proje ön teklifi ve tam başvuru isimli 2 aşamada değerlendirir. Dolayısıyla ilk aşamada proje ön teklifinin sunulması gerekir.
Ön teklif aşamasını geçen tekliflerden tam başvuru formunu doldurmaları ve talep edilen belgeleri sunmaları istenir. Takiben, değerlendirme ve seçme ile süreç sona erer. Açık teklif çağrısı ise teklifleri tek aşamada alır, değerlendirir ve seçer. Dolayısıyla teklif çağrısının tipi, hibe programına başvuranın doldurması gereken formları ve bunların sunum şeklini etkiler.
Teklif çağrısının tipi ne olursa olsun teklif hazırlanırken hibe rehberi dikkatlice okunmalı, buradaki uygunluk kriterlerine göre proje fikri, faaliyetler ve başvuru sahibi ve ortakların uygunluğu anlaşıldıktansonra Proje Yönetim Döngüsü mantığı doğrultusunda hareket edilerek aşağıdaki adımlar izlenmelidir.
1. Projenin Analizinin Yapılması
2. Projenin Mantıksal Çerçevesinin Hazırlanması
3. Projenin Faaliyet Planının Hazırlanması
4. Proje Bütçesinin Hazırlanması
5. Proje Ön teklifinin Hazırlanması (kısıtlı teklif çağrısında)
6. Başvuru Formu ve Eklerinin Hazırlanması
Proje Dokümanları Hazırlanırken İzlenecek Yöntem Ne Olmalıdır?
1. Projenin sorun ve ihtiyaçları nasıl analiz edilir?
2. Bir Projenin Mantıksal Çerçevesi Nasıl Hazırlanır?
3. Bir Projenin Faaliyet Planı Nasıl Hazırlanır?
4. Bir projenin bütçesi nasıl hazırlanır?
5. Bir Projenin Başvuru Formu Nasıl Hazırlanır?
Proje Ön Teklifinin Hazırlanması (Kısıtlı Teklif Çağrısında)
Proje ön teklifi, projenin temel çerçevesinin özetlendiği bölümdür. Proje ön teklifinde sunulan şablondaki uyarılar ve yönlendirmeler dikkate alınarak aşağıdaki bilgilerin kısa ve öz şekilde yazılması istenir.
Proje Ön Teklifi Ana Başlıkları Önemli Hususlar:
•Çağrısı yapılan hibe programının amacı, teması ve öncelikleriyle ilgili bağlantısı
•Proje konusunun hibe programı amacı ve öncelikleriyle ilişkisi, bu amaç ve öncelikler ile ne şekilde örtüştüğü somut biçimde belirtilmelidir.
•Projenin uygulanacağı ülke, bölge ve ilgili sektörlerin ihtiyacıyla olan ilgisi
•Uygulanacak projenin uygulama bölgesinde mevcut ihtiyaçlar ile ne derece örtüştüğü açıklanmalıdır.
•Projenin hedef grubu ve nihai faydalanıcıları ile bunların ihtiyaçlarına nasıl cevap vereceği
•Uygulanacak projenin hibe programında yer alan hangi hedef grup ve nihai faydalanıcılara hizmet edeceği ve bunların ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağı anlatılmalıdır.
•Projenin ilgili alana sağlayacağı katma değer
•Uygulanacak proje ile bölgede/ sektörde/ hedef gruplarda yaratılacak katma değer (örn: cinsiyet eşitliği, çevresel duyarlılık, yenilikçilik vb) belirtilmelidir.
•Projenin amaçlarının, paydaşlarının ve uygulanacak faaliyetler ile sonuçlarının ve projeyle ulaşılacak göstergelerin kısaca tanımlanması
•Genel hedef, proje amacı ve sonuçlar seviyesinde SMART (bkz. Mantıksal Çerçeve) başarı göstergeleri
•belirlenmeli ve belirtilmelidir. Her bir göstergenin mümkün olduğunca nitelik, nicelik, zaman ve yer
•unsurlarını içermesi gereklidir (Örn: Çorum ilinde proje süresi boyunca torna tesviye alanında 150 işsiz eğitildi).
•Projenin tanımlanması Uygulanacak projenin amacı, beklenen sonuçları ve faaliyetleri yeterli detayda açıklanmalıdır.
Tam Başvuru Formunun Hazırlanması
1.Proje Hakkında Genel Bilgi
2.Proje
2.1Proje bütçesi, sözleşme makamından talep edilecek miktar ve beklenen diğer fon kaynakları
2.2Projenin Tanımlanması
2.2.1Tanım
2.2.2Metodoloji
2.2.3Süre ve Faaliyet Planı
2.2.4Sürdürülebilirlik
2.2.5Mantıksal Çerçeve
2.3 Başvuru Sahibinin Benzer Proje Deneyimleri
Proje Teklifi Hazırlandıktan Sonra
Başvuru sahibi öncelikle proje ön teklifini hibe rehberinde yer alan yönlendirmeler doğrultusunda ihale makamına gönderir. Ön teklif değerlendirmesini geçen başvurular detaylı proje teklifi için tam başvuru formu ve faaliyet planı, bütçe, mantıksal çerçeve ve hibe rehberinde ek olarak istenen İngilizce proje özeti, AB formatında CV, eğitim müfredatı vb. dokümanları da hazırlayarak hibe rehberinde yer alan yönlendirmeler doğrultusunda ihale makamına gönderir.
Önemli! Gerek proje ön teklifi, gerekse tam başvuru aşamasında başvuruların son başvuru tarihi ve saatinden önce teslim edilmesi gerekmektedir. Son başvuru tarih ve saatinden sonraki başvurular reddedilecek ve istisna kabul edilmeyecektir.
Projelerin Değerlendirilmesi
Kısıtlı teklif çağrısında proje ön teklifleri ön teklif aşamasında hibe rehberinde mevcut bulunan değerlendirme tablosu üzerinden değerlendirmeye alınır. Değerlendirme tablosunda her bir bölüm 5 puan üzerinden değerlendirilir. Proje ön teklifinde 50 puan üzerinden en az 30 puan alan başvurular tam başvuru için seçilir.
Proje teklifleri tam başvuru aşamasında (açık veya kısıtlı teklif çağrısında) yine hibe rehberinde mevcut bulunan değerlendirme tablosu üzerinden değerlendirmeye alınır. Değerlendirme tablosunda ilk bölümde baraj puan uygulaması bulunmaktadır. Bu bölümde (Finansal ve Operasyonel Kapasite) teklifin 20 puan üzerinden en az 12 puan alması gerekir. Değerlendirme son erdikten sonra şartlı seçilen teklifler en yüksek puanlıdan en aza doğru sıralanarak mevcut hibe miktarı projelere dağıtılır. Genellikle 65 puandan daha düşük puan alan teklifler elenir.
Önemli! Kısıtlı teklif çağrılarında proje ön teklif değerlendirmesinde elde edilen puan tam başvuru sürecinde de “projenin ilgililiği” başlığı altında kullanılır. Dolayısıyla iyi hazırlanmış proje ön teklifleri tüm değerlendirme sürecinde etkili olur.
Şartlı seçilen tekliflerden uygunluklarının anlaşılması için (başvuru sahibi ve ortakların hibe programında belirtilen şartlara uygunluğu) destekleyici belgeler talep edilir. Uygunluk aşaması da tamamlandıktan sonra projeleri seçilen başvuru sahipleri ile ihale makamı arasında hibe sözleşmesi imzalanır.
Avrupa Birliği Hibe Projeleri Hazırlama Kılavuzu'na http://www.ikg.gov.tr/wp-content/uploads/pdf/Proje_Hazirlama.pdf linkinden ulaşılabilir.
Eğitim sonrasında Kıdemli Proje Uzmanı Gaye ERKAN katılımcıların sorularını cevaplamıştır.
Eğitime ilişkin sunuma aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.
