Kıdemli Proje Uzmanı Gaye ERKAN ile Proje Fikrinden Teklif Hazırlamaya Geçiş Ve Fonlama İçin Proje Teklifi Hazırlama Webinarı 19 Ağustos 2020 tarihinde 94 kişinin katılımıyla Zoom-Webinar Programı ile online olarak gerçekleştirilmiştir.
Kıdemli Proje Uzmanı Gaye ERKAN anlatım ve sunumunda özetle aşağıdaki konulara yer verilmiştir.
Bu webinarda proje fikrinden teklif hazırlamaya geçiş ve fonlama için proje teklifi hazırlama konuları hakkında bilgi verilmiştir. Bu kapsamda, temel çerçevesi çizilmiş bir proje fikrinin fon başvurusunun yapılabilmesi için proje teklifi haline getirilmesi için adımlar konuşulmuştur.
Her fon kuruluşunun kendine ait bir başvuru rehberi, başvuru dokümanları ve süreci vardır. Bunların da önemli bir bölümü Proje Yönetim Döngüsü (PCM) mantığıyla hareket eder ve benzer formatlarda başvuru bekler.
Genellikle 4 sayfalık bir proje ön teklifi hazırlanır ve gönderilir. Proje seçilirse detaylı proje teklifi hazırlanır ve iletilir. Süreç sonunda uygunluğu net, program hedefleriyle örtüşen, uygulama detaylarını gerçekçi şekilde içeren projeler fonlanmaya hak kazanır.
Tüm bu aşamalardan sonra ulaştığınız sonuçları tek bir tablo halinde Mantıksal Çerçeve tablosunda göstererek, bir nevi projenizi özetlemiş olursunuz.
Mantıksal Çerçeve
Temel Ögeler:
•Projenin Hedefler Hiyerarşisi (Proje Tanımı veya Müdahale Mantığı)
•Projenin başarısına etki edebilecek temel dışsal etkenler (Varsayımlar)
•Projenin başarılarının nasıl izleneceği ve değerlendirileceği (Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları)
Bu kapsamda Mantıksal Çerçeve Matrisi'nin doldurulmasında takip edilecek sıralama şu şekildedir:
1.Genel Hedef
2.Proje Amacı
3.Sonuçlar
4.Faaliyetler
5.Önkoşullar
6.Faaliyet Varsayımları
7.Sonuç Varsayımları
8.Proje Amacı Varsayımları
9.Göstergeler
10.Doğrulama Araçları
11.Maliyetler
Bütçe
Genel olarak kabul edilebilir bütçe kalemleri aşağıdaki gibidir.
•İnsan Kaynakları
•Seyahat
•Ekipman / malzeme
•Yerel ofis
•Diğer giderler
•Diğer
•İdari giderler / Dolaylı maliyetler
Bu açıdan, başvuru için doldurulması gereken dokümanlar şu şekildedir:
I. Aşama
Ön Teklif Formu
II. Aşama
Tam Başvuru Formu
Bütçe
Mantıksal Çerçeve
Proje Ön Teklifi
Temel Amaç: Projenin Gerekçelendirilmesi
•Proje program öncelikleriyle, amaçlarıyla ne derece ilgilidir?
•Proje hangi soruna cevap vermektedir?
•Proje bölgesel/yerel sorunlara, hedef kitlenin ihtiyaçlarına ne derece çözüm oluşturmaktadır?
Projenin Tanımlanması:
•Projenin amacı, beklenen sonuçları ve ana faaliyetleri nelerdir?
•Projenin tahmini bütçesi ve süresi nedir?
Proje Ön Teklifi Ana Başlıkları Önemli Hususlar:
•Çağrısı yapılan hibe programının amacı, teması ve öncelikleriyle ilgili bağlantısı
•Proje konusunun hibe programı amacı ve öncelikleriyle ilişkisi, bu amaç ve öncelikler ile ne şekilde örtüştüğü somut biçimde belirtilmelidir.
•Projenin uygulanacağı ülke, bölge ve ilgili sektörlerin ihtiyacıyla olan ilgisi
•Uygulanacak projenin uygulama bölgesinde mevcut ihtiyaçlar ile ne derece örtüştüğü açıklanmalıdır.
•Projenin hedef grubu ve nihai faydalanıcıları ile bunların ihtiyaçlarına nasıl cevap vereceği
•Uygulanacak projenin hibe programında yer alan hangi hedef grup ve nihai faydalanıcılara hizmet edeceği ve bunların ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağı anlatılmalıdır.
•Projenin ilgili alana sağlayacağı katma değer
•Uygulanacak proje ile bölgede/ sektörde/ hedef gruplarda yaratılacak katma değer (örn.: cinsiyet eşitliği, çevresel duyarlılık, yenilikçilik vb.) belirtilmelidir.
•Projenin amaçlarının, paydaşlarının ve uygulanacak faaliyetler ile sonuçlarının ve projeyle ulaşılacak göstergelerin kısaca tanımlanması
•Genel hedef, proje amacı ve sonuçlar seviyesinde SMART (bkz. Mantıksal Çerçeve) başarı göstergeleri belirlenmeli ve belirtilmelidir. Her bir göstergenin mümkün olduğunca nitelik, nicelik, zaman ve yer unsurlarını içermesi gereklidir (Örn.: Çorum ilinde proje süresi boyunca torna tesviye alanında 150 işsiz eğitildi).
•Projenin tanımlanması Uygulanacak projenin amacı, beklenen sonuçları ve faaliyetleri yeterli detayda açıklanmalıdır.
Proje Tam Başvurusu
Bu kısımda sürdürülebilirlik unsurlarının açıklanması, bütçenin detaylandırılması ve kalemlerin gerekçelendirilmesi işleri gerçekleştirilir.
•Projenin tanımlanması
•Projenin amacı, beklenen sonuçları ve ana faaliyetleri nelerdir?
•Faaliyetlerin detaylandırılması
•Proje metodolojilerinin açıklanması
Tam Başvuru Formunun Hazırlanması
1.Proje Hakkında Genel Bilgi
2.Proje
2.1. Proje bütçesi, sözleşme makamından talep edilecek miktar ve beklenen diğer fon kaynakları
2.2. Projenin Tanımlanması
2.2.1.Tanım
2.2.2.Metodoloji
2.2.3.Süre ve Faaliyet Planı
2.2.4.Sürdürülebilirlik
2.2.5.Mantıksal Çerçeve
2.3. Başvuru Sahibinin Benzer Proje Deneyimleri
Projelerin Değerlendirilmesi
Kısıtlı teklif çağrısında proje ön teklifleri ön teklif aşamasında hibe rehberinde mevcut bulunan değerlendirme tablosu üzerinden değerlendirmeye alınır. Değerlendirme tablosunda her bir bölüm 5 puan üzerinden değerlendirilir. Proje ön teklifinde 50 puan üzerinden en az 30 puan alan başvurular tam başvuru için seçilir.
Proje teklifleri tam başvuru aşamasında (açık veya kısıtlı teklif çağrısında) yine hibe rehberinde mevcut bulunan değerlendirme tablosu üzerinden değerlendirmeye alınır. Değerlendirme tablosunda ilk bölümde baraj puan uygulaması bulunmaktadır. Bu bölümde (Finansal ve Operasyonel Kapasite) teklifin 20 puan üzerinden en az 12 puan alması gerekir. Değerlendirme son erdikten sonra şartlı seçilen teklifler en yüksek puanlıdan en aza doğru sıralanarak mevcut hibe miktarı projelere dağıtılır. Genellikle 65 puandan daha düşük puan alan teklifler elenir.
Önemli! Kısıtlı teklif çağrılarında proje ön teklif değerlendirmesinde elde edilen puan tam başvuru sürecinde de “projenin ilgililiği” başlığı altında kullanılır. Dolayısıyla iyi hazırlanmış proje ön teklifleri tüm değerlendirme sürecinde etkili olur.
Şartlı seçilen tekliflerden uygunluklarının anlaşılması için (başvuru sahibi ve ortakların hibe programında belirtilen şartlara uygunluğu) destekleyici belgeler talep edilir. Uygunluk aşaması da tamamlandıktan sonra projeleri seçilen başvuru sahipleri ile ihale makamı arasında hibe sözleşmesi imzalanır.
Eğitim sonrasında Kıdemli Proje Uzmanı Gaye ERKAN katılımcıların sorularını cevaplamıştır.
